Під час роботи з гостями готелю важливо не лише оформити конкретне бронювання, а й правильно зберігати інформацію про самого гостя. Контактні дані, документи, преференції та інформація про окремі заїзди виконують різні функції, тому в системі управління готелем вони мають бути правильно структуровані.

У SERVIO HMS для цього використовуються два поняття — анкета гостя та карта гостя. На перший погляд вони можуть здаватися схожими, однак фактично виконують різні завдання.

Розберемося, чим відрізняються анкета та карта гостя і як це допомагає організувати облік гостей у готелі.

Що таке анкета гостя в SERVIO HMS

Анкета гостя в готелі — це фактично його постійний профіль у системі.

У SERVIO HMS анкета створюється для конкретного гостя та залишається в системі незалежно від того, скільки разів людина приїжджає до готелю. В ній зберігається основна інформація про гостя: контакти, документи та преференції.

Наприклад, якщо людина вперше зупинилася в готелі, для неї створюється анкета. Коли цей самий гість повертається через місяць або рік, немає необхідності створювати для нього новий профіль — його дані вже зберігаються в системі.

Таким чином формується база гостей готелю, в якій інформація про конкретну людину не прив’язана лише до одного її проживання.

Що таке карта гостя

Карта гостя має інше призначення. Якщо анкета — це постійний профіль людини, то карта гостя в готелі пов’язана з конкретним бронюванням.

У SERVIO HMS відкрити її можна через шахматку номерного фонду.

Саме тому в одного гостя може бути одна анкета, але декілька карт. Наприклад, людина може приїхати до готелю на вихідні, через певний час повернутися у відрядження, а наступного року знову забронювати номер. Це один і той самий гість, тому його постійний профіль залишається одним, але кожне окреме бронювання має власну карту.

Такий принцип дозволяє не змішувати постійні дані про людину з інформацією, яка стосується конкретного бронювання.

Анкета та карта гостя: у чому головна різниця

Різницю між двома поняттями можна сформулювати досить просто:

Анкета = гість.
Карта = конкретне бронювання гостя.

Анкета в SERVIO HMS одна та зберігає постійну інформацію про людину. Карта пов’язана з окремим бронюванням, тому таких карт у одного гостя може бути багато.

Це важливе розмежування для правильної організації даних. Якби кожне нове бронювання вимагало створення нового профілю, інформація про одного й того самого гостя могла б дублюватися. Натомість поділ на постійну анкету та окремі карти дозволяє структурувати дані відповідно до їх призначення.

Навіщо зберігати єдиний профіль гостя

Для готелю важливо розуміти, що повторний клієнт — це не новий невідомий користувач системи.

Якщо гість уже проживав у готелі, його основні дані залишаються в анкеті. Це дозволяє працювати з одним профілем незалежно від кількості його подальших бронювань.

Особливе значення мають преференції гостя. Їх збереження в постійному профілі дозволяє не прив’язувати таку інформацію лише до одного конкретного заїзду.

Таким чином, програма для готелю допомагає формувати структуровану базу гостей, де можна розрізняти постійну інформацію про клієнта та дані окремих бронювань.

Як це працює при повторних заїздах

Розглянемо простий сценарій.

Гість уперше бронює номер. У системі з’являється його анкета з контактами, документами та преференціями, а для конкретного бронювання використовується відповідна карта гостя.

Через певний час ця людина знову повертається до готелю. Постійний профіль залишається тим самим, але нове бронювання вже пов’язане з іншою картою.

Якщо гість приїде ще раз, ситуація повториться: одна анкета — декілька карт, що відповідають різним бронюванням.

У результаті співробітникам не потрібно сприймати кожен новий приїзд постійного гостя як абсолютно нового клієнта, а інформація про різні бронювання при цьому залишається розділеною.

Чому структурований облік гостей важливий для готелю

У міру збільшення кількості гостей ручне ведення інформації стає дедалі складнішим. Дані можуть дублюватися, а інформація про різні заїзди одного клієнта — змішуватися.

Саме тому PMS система для готелю повинна не просто зберігати дані, а структурувати їх відповідно до того, як вони використовуються в роботі.

Розподіл інформації на анкету та карту гостя — один із прикладів такого підходу. Постійні дані залишаються пов’язаними з конкретною людиною, а кожне бронювання має власну карту.

Це робить роботу з гостьовою базою більш логічною та зрозумілою для персоналу.

Робота з даними гостей як частина автоматизації готелю

Автоматизація готелю охоплює не лише бронювання, заселення або розрахунки. Важливою її частиною є правильна організація інформації, з якою персонал працює щодня.

У SERVIO HMS анкета дозволяє зберігати постійний профіль гостя, а карта — працювати з конкретним бронюванням. Завдяки цьому навіть якщо людина повертається до готелю багато разів, її основні дані залишаються в одному профілі, а окремі бронювання не змішуються між собою.

Для готелів, хостелів і пансіонатів комплексна автоматизація готелю допомагає систематизувати роботу з гостями, бронюваннями, номерним фондом та іншими операційними процесами.

Отже, запам’ятати різницю нескладно: анкета гостя — це його постійний профіль у SERVIO HMS, а карта гостя — конкретне бронювання. Саме такий принцип дозволяє систематизувати інформацію про клієнтів та їхні повторні заїзди без створення зайвих профілів.