Чим більший готель, тим більше процесів потрібно координувати одночасно: бронювання та поселення гостей, управління номерним фондом, приймання онлайн-бронювань, роботу рецепції, паркування, платежі та взаємодію з іншими сервісами. Коли кількість номерів, гостей і щоденних операцій зростає, керувати всіма цими процесами вручну стає дедалі складніше.

Саме тому автоматизація великого готелю потребує не однієї окремої програми, а комплексу взаємопов’язаних рішень. Основою такої системи зазвичай стає PMS, яку можна доповнювати модулями онлайн-бронювання, Pre-Check-In, системами самообслуговування та інтеграціями з обладнанням і сторонніми сервісами.

Розглянемо, які рішення SERVIO можуть використовуватися для автоматизації великих готельних об’єктів і які задачі вони допомагають вирішувати.

PMS-система — основа автоматизації великого готелю

Базовим рішенням для управління готелем є PMS-система (Property Management System). Вона використовується для організації основних операційних процесів та стає центральним робочим інструментом для персоналу.

У лінійці SERVIO таким рішенням є SERVIO HMS.

Для великого готелю наявність єдиної системи особливо важлива. Чим більший номерний фонд та інтенсивніший потік гостей, тим складніше координувати інформацію між різними співробітниками та процесами.

Тому при побудові комплексної системи автоматизації саме PMS доцільно розглядати як базовий рівень, до якого надалі підключаються додаткові модулі та сервіси відповідно до потреб конкретного об’єкта.

Онлайн-бронювання безпосередньо на сайті готелю

Наступний важливий напрям — автоматизація бронювання.

Власний сайт може бути не лише інформаційною сторінкою готелю, а й повноцінним каналом отримання прямих бронювань. Для цього на ньому встановлюється спеціальний booking engine — модуль, через який гість може самостійно вибрати доступний варіант та оформити бронювання.

У SERVIO для цього використовується модуль SERVIO Reservation.

Для великих готелів такий інструмент особливо актуальний через значний обсяг бронювань. Можливість надати гостю онлайн-сценарій безпосередньо на сайті допомагає автоматизувати один із ключових етапів взаємодії з клієнтом — від вибору номера до створення бронювання.

При цьому модуль онлайн-бронювання варто розглядати не ізольовано, а як частину загальної системи управління готелем.

Pre-Check-In для попередньої реєстрації гостей

Після бронювання наступним важливим етапом стає заселення.

У великих готелях навантаження на рецепцію може бути особливо відчутним у періоди одночасного заїзду великої кількості гостей. Один зі способів оптимізувати цей процес — перенести частину оформлення на етап до фактичного приїзду.

Для цього в SERVIO передбачений модуль SERVIO Pre-CheckIn.

Гість може ще до приїзду самостійно заповнити необхідні дані. Таким чином, частина інформації, необхідної для оформлення, вноситься заздалегідь, що допомагає прискорити подальше обслуговування безпосередньо на стійці рецепції.

Для великого готелю це приклад того, як системи самообслуговування можуть доповнювати роботу персоналу: частину стандартних операцій гість виконує самостійно, а співробітники отримують необхідні дані для подальшого оформлення.

Інтеграція паркування та супутніх систем

У великому готельному комплексі автоматизація часто виходить далеко за межі роботи з номерним фондом.

Готель може мати власне паркування та використовувати різне обладнання й додаткові системи, які також потрібно включити до загальної інфраструктури.

Для автоматизації роботи паркування в екосистемі SERVIO передбачено SERVIO Parking.

Необхідність таких інтеграцій залежить від самого об’єкта. Для невеликого готелю частина додаткових модулів може бути просто непотрібною, тоді як для великого комплексу з власною територією, паркінгом та розвиненою інфраструктурою вони стають частиною загальної системи автоматизації.

Саме тому набір програмного забезпечення для готелю варто формувати не за принципом «підключити якомога більше модулів», а відповідно до реальних процесів конкретного об’єкта.

Банківські термінали та сторонні сервіси

Ще один рівень автоматизації — взаємодія готельної PMS із зовнішніми системами та обладнанням.

У великому об’єкті персонал одночасно працює не тільки з PMS. У щоденних процесах можуть використовуватися банківські термінали та інші сторонні рішення.

Окремий напрям — інтеграція із сервісами, які спрощують роботу з даними та документами гостей. Наприклад, SERVIO підтримує інтеграцію з Дією для роботи з даними гостя.

Чим більше таких процесів вдається пов’язати між собою, тим менше окремих операцій залишається персоналу.

При цьому склад інтеграцій для кожного великого готелю може відрізнятися, тому перед впровадженням важливо проаналізувати існуючу інфраструктуру: яке обладнання вже використовується, які сторонні сервіси необхідно зберегти та які процеси потрібно об’єднати із системою управління готелем.

Які системи потрібні великому готелю

Таким чином, базовий набір рішень для великого готельного проєкту можна умовно розділити на декілька рівнів.

Перший — PMS-система для готелю, яка є основою управління операційними процесами.

Другий — інструменти взаємодії з гостем: модуль онлайн-бронювання на сайті та Pre-Check-In для попереднього заповнення даних.

Третій — додаткові системи та інтеграції, необхідні конкретному об’єкту: паркування, банківські термінали, зовнішні сервіси та інше обладнання.

Важливо, щоб ці рішення не перетворювалися на набір незалежних програм. Для великого об’єкта особливу цінність має можливість побудувати цілісну технологічну інфраструктуру навколо основної системи управління.

Чим автоматизація великого готелю відрізняється від автоматизації невеликого об’єкта

Основні задачі в готелів різного масштабу можуть бути схожими: прийняти бронювання, поселити гостя, організувати його проживання та провести необхідні операції.

Різниця полягає насамперед у масштабі та кількості взаємопов’язаних процесів.

У великому готелі більше номерів, співробітників, бронювань та гостей. Також частіше виникає потреба підключати додаткове обладнання й спеціалізовані модулі.

Тому автоматизація готельного бізнесу такого масштабу потребує комплексного підходу. Недостатньо автоматизувати лише один процес — наприклад, бронювання — якщо інші операції продовжують існувати окремо.

Як підібрати набір рішень для конкретного готелю

Не кожному готелю потрібен однаковий набір програмних модулів.

На вибір можуть впливати масштаб об’єкта, кількість номерів, організація роботи рецепції, наявність власного сайту та паркінгу, використовуване обладнання, необхідність інтеграції зі сторонніми системами та інші особливості.

Тому впровадження варто починати з базової PMS, а додаткові рішення підбирати відповідно до реальних бізнес-процесів.

Комплексна автоматизація готелю дозволяє об’єднати необхідні програмні модулі та інтеграції відповідно до задач конкретного готельного об’єкта.

Для великого готелю така архітектура може включати SERVIO HMS як базову PMS-систему, SERVIO Reservation для онлайн-бронювання, SERVIO Pre-CheckIn для попередньої реєстрації гостей, рішення для паркування та необхідні інтеграції зі сторонніми сервісами й обладнанням.

Головне завдання автоматизації — не просто збільшити кількість цифрових інструментів, а побудувати систему, яка відповідає реальним процесам готелю та допомагає персоналу ефективно працювати з великим потоком операцій.