Швидкість роботи адміністратора безпосередньо впливає на якість обслуговування гостей. Коли клієнт звертається для бронювання номера, співробітнику потрібно перевірити доступність, вибрати категорію та конкретний номер, зазначити дати проживання, додати інформацію про гостя та зафіксувати бронювання.
Якщо частину цих операцій виконувати вручну або працювати одночасно з декількома таблицями та журналами, навіть просте бронювання в готелі може займати зайвий час.
У SERVIO HMS цей процес організований через шахівницю номерного фонду. Адміністратор бачить доступні номери, вибирає необхідні дати, додає нового або вже існуючого гостя — і створене бронювання одразу з’являється в системі.
Розглянемо, як це працює на практиці.
Що таке шахівниця номерного фонду
Шахівниця — один з основних робочих інструментів адміністратора в PMS-системі. Вона дозволяє візуально працювати з номерним фондом і бронюваннями.
У SERVIO HMS у шахівниці відображаються номери різних категорій, наприклад стандарт, покращений або напівлюкс, а також інформація про їх бронювання на відповідні дати.
Замість того щоб окремо перевіряти інформацію в різних джерелах, адміністратор працює безпосередньо з потрібним номером і часовим проміжком.
Це робить управління бронюваннями більш наочним: створене бронювання одразу займає відповідний період у шахівниці.
Як створити бронювання в SERVIO HMS
Процес починається з відкриття шахівниці в SERVIO HMS.
Адміністратор вибирає потрібний номер відповідної категорії та виділяє дати, на які необхідно оформити проживання гостя.
Після вибору періоду система автоматично відкриває вікно бронювання. У ньому вже відображаються основні параметри:
- дата заїзду;
- дата виїзду;
- вибрана кімната;
- вартість проживання.
Таким чином, співробітнику не потрібно повторно вводити параметри, які він уже визначив у шахівниці.
Далі залишається додати необхідну інформацію про клієнта та підтвердити бронювання.
Якщо гість бронює номер уперше
Наступний етап залежить від того, чи проживав клієнт у готелі раніше.
Якщо це новий гість, у системі створюється його анкета. Адміністратор вносить необхідні дані клієнта, після чого вони можуть використовуватися для подальшої роботи з ним.
Це важливо не тільки для конкретного бронювання. Анкета є профілем гостя, тому інформація про нього зберігається в системі й може бути доступна під час наступних звернень.
У результаті програма для бронювання готелю одночасно допомагає оформити поточне проживання та формувати базу гостей.
А якщо гість уже проживав у готелі?
Для постійного клієнта процес ще простіший.
Якщо гість уже є в базі, адміністратору не потрібно створювати його анкету повторно. Достатньо почати вводити прізвище, після чого система знаходить відповідного клієнта та відображає його дані.
Співробітник вибирає потрібного гостя та додає його до нового бронювання.
Це дозволяє уникнути зайвого дублювання профілів і повторного введення одних і тих самих даних при кожному новому візиті.
Саме тут важливо розрізняти анкету гостя та його конкретне бронювання: один клієнт може багато разів повертатися до готелю, але його постійний профіль залишається в системі. Детальніше цей принцип ми розглянули у статті «Анкета та карта гостя в SERVIO HMS: у чому різниця та як зберігаються дані».
Завершення бронювання
Після вибору номера, дат і гостя адміністратору залишається натиснути «Забронювати».
Готове бронювання одразу відображається в шахівниці на відповідні дати.
Таким чином, весь базовий сценарій можна звести до кількох послідовних кроків:
- відкрити шахівницю SERVIO HMS;
- вибрати номер;
- виділити необхідні дати;
- перевірити параметри бронювання;
- створити анкету нового гостя або знайти існуючого;
- натиснути «Забронювати».
У результаті інформація про нове бронювання одразу фіксується в системі.
Чому швидке створення бронювання важливе для адміністратора
Протягом робочого дня адміністратор виконує багато повторюваних операцій. Тому значення має не тільки можливість виконати певну задачу, а й кількість дій, необхідних для цього.
Якщо для кожного бронювання потрібно вручну звіряти доступність номерів, переносити інформацію між різними системами та повторно вводити дані постійних гостей, час на стандартні операції збільшується.
PMS-система для готелю дозволяє організувати цей процес в одному робочому середовищі: номерний фонд, дати, інформація про гостя та саме бронювання пов’язані між собою.
Це особливо важливо в періоди високого навантаження, коли рецепція одночасно працює з новими бронюваннями, заїздами, виїздами та поточними зверненнями гостей.
Менше ручної роботи з постійними гостями
Окрема перевага системного обліку проявляється при повторних зверненнях.
Якщо людина вже проживала в готелі, її не потрібно щоразу оформлювати як нового клієнта. Адміністратор знаходить існуючий профіль та використовує його для нового бронювання.
Для персоналу це означає менше повторного введення інформації. Для готелю — більш структуровану базу гостей без зайвого дублювання даних.
Такий підхід також створює основу для подальшої роботи з постійними клієнтами, їх історією взаємодій та вподобаннями.
Бронювання як частина єдиної системи управління готелем
Створення бронювання — лише один із багатьох процесів, з якими щодня працює рецепція.
Саме тому важливо, щоб бронювання не існувало окремо від номерного фонду та інформації про гостей. Коли всі ці дані знаходяться в одній системі, адміністратор може виконувати основні операції послідовно без постійного переходу між різними інструментами.
Комплексна автоматизація готелю дозволяє об’єднати роботу з бронюваннями, номерним фондом, гостями та іншими операційними процесами.
У SERVIO HMS створення бронювання через шахівницю займає лише кілька послідовних дій: вибрати номер і дати, додати гостя та підтвердити бронювання. Якщо клієнт уже є в базі, система дозволяє знайти його профіль без повторного створення анкети.
У результаті адміністратор витрачає менше часу на стандартні операції, а нове бронювання одразу з’являється в загальній картині завантаження номерного фонду.