Організація банкету, конференції, корпоративного заходу чи іншого івенту в готелі часто передбачає одночасну роботу кількох підрозділів. Готель відповідає за сам захід, а ресторан — за меню, напої та обслуговування гостей. При цьому всі замовлення потрібно правильно передати, виконати та в результаті включити до загального рахунку.

Саме на стику цих процесів можуть виникати складнощі: інформацію передають між співробітниками вручну, окремі позиції губляться, ресторан формує власний рахунок, а потім його потрібно коректно врахувати в загальній оплаті заходу.

У SERVIO цей процес можна об’єднати в єдиний сценарій: захід оформлюється в SERVIO HMS, замовлення передається ресторану, а після його проведення ресторанний рахунок повертається на фоліо заходу. Розглянемо, як це працює та навіщо автоматизувати організацію заходів у готелі.

У чому складність організації івенту в готелі

Якщо готель має власний ресторан, проведення заходу передбачає координацію між різними підрозділами.

Наприклад, клієнт замовляє конференцію або корпоративний захід та додатково погоджує меню. Інформацію необхідно передати ресторану, щоб кухня й бар могли завчасно підготуватися.

Після завершення заходу виникає наступне завдання — розрахунок. Послуги ресторану є частиною загального івенту, тому потрібно коректно врахувати їх разом з іншими витратами.

Якщо ці процеси ведуться окремо, співробітникам доводиться додатково контролювати передачу замовлень та рахунків між готелем і рестораном.

Як оформлюється захід у SERVIO HMS

У SERVIO HMS захід можна оформити безпосередньо в готельній системі.

На етапі створення івенту вказується необхідна інформація, зокрема побажання щодо меню. Після цього відповідне замовлення передається ресторану.

Таким чином, ресторан отримує інформацію, необхідну для підготовки до майбутнього заходу, без окремого ручного формування замовлення поза системою.

Це особливо актуально для готелів, які регулярно проводять банкети, конференції, корпоративні зустрічі та інші події із ресторанним обслуговуванням.

Що відбувається із замовленням у ресторані

Після передачі замовлення в ресторані створюється попередній рахунок.

Кухня та бар отримують інформацію про замовлення і можуть розпочати підготовку до заходу.

Для персоналу це означає зрозумілий сценарій роботи: ресторанна частина заходу не існує лише у вигляді усного доручення або окремого списку, який потрібно додатково передавати між підрозділами.

Це допомагає знизити ризик ситуацій, коли окрема позиція меню була погоджена з клієнтом, але інформація про неї не потрапила до відповідального співробітника.

Як ресторанний рахунок потрапляє до загальної оплати заходу

Одна з ключових особливостей такого сценарію проявляється після проведення івенту.

Рахунок ресторану повертається на фоліо заходу в готельній системі. Завдяки цьому ресторанні витрати можна врахувати разом з іншими рахунками, пов’язаними з подією.

Для клієнта це означає більш зручний фінальний розрахунок: замість необхідності окремо працювати з рахунками різних підрозділів витрати ресторану можуть бути включені до загальної оплати заходу.

Для готелю та ресторану це дозволяє зберегти зв’язок між ресторанним замовленням і конкретним івентом.

Чому єдиний рахунок важливий для клієнта

Під час проведення великого заходу клієнт може замовляти не одну послугу. До загальної вартості можуть входити різні складові, а ресторанне обслуговування є лише однією з них.

Якщо кожен підрозділ формує повністю незалежний процес розрахунку, організатору доводиться працювати з декількома рахунками.

Передача ресторанного рахунку на фоліо заходу спрощує цей сценарій. Витрати, пов’язані з рестораном, потрапляють до загального обліку події та можуть оплачуватися разом з іншими рахунками.

У результаті фінальний етап проведення заходу в готелі стає зрозумілішим як для персоналу, так і для самого клієнта.

Менше ручної передачі інформації між готелем і рестораном

Ще одна важлива задача — комунікація між підрозділами.

Коли готель і ресторан працюють із різними частинами одного заходу, будь-яка ручна передача інформації створює додаткову точку контролю. Співробітнику потрібно переконатися, що ресторан отримав актуальне замовлення, кухня та бар знають про необхідні позиції, а після заходу рахунок правильно переданий назад.

Автоматизований сценарій дозволяє пов’язати ці етапи:

оформлення івенту → замовлення ресторану → попередній рахунок → підготовка кухні та бару → проведення заходу → передача ресторанного рахунку на фоліо.

Завдяки цьому інформація проходить послідовний шлях від створення заходу до фінального розрахунку.

Автоматизація банкетів та інших заходів

Такий сценарій може бути особливо корисним для готелів, де проведення заходів є регулярним напрямом роботи.

Банкети, конференції, корпоративні події та інші формати можуть включати ресторанне обслуговування. Зі збільшенням кількості заходів зростає і кількість операцій, які потрібно координувати між підрозділами.

Автоматизація банкетів у цьому контексті — це не лише оформлення ресторанного замовлення. Важливо забезпечити весь ланцюжок: від фіксації побажань клієнта до передачі рахунку на відповідне фоліо після завершення події.

Саме такий підхід допомагає уникати плутанини між різними заходами та їхніми ресторанними замовленнями.

Коли готель і ресторан працюють як єдина система

Для готельного комплексу з власним рестораном важливо, щоб автоматизація не закінчувалася на межі окремого підрозділу.

Автоматизація готелю охоплює роботу з гостями, бронюваннями, номерним фондом та іншими операційними процесами. Водночас ресторан має власні задачі — від отримання замовлення до формування рахунків.

Під час організації заходів ці два напрями перетинаються. Тому можливість передавати інформацію між ними допомагає побудувати більш цілісний процес обслуговування.

Для ресторанної частини комплексна автоматизація ресторану також дозволяє систематизувати роботу із замовленнями та розрахунками.

Від оформлення івенту до фінального рахунку

Організація заходу в готелі складається з багатьох деталей, і ресторанне обслуговування — одна з тих частин, де особливо важлива точність передачі інформації.

У SERVIO сценарій будується послідовно: івент оформлюється в HMS, побажання щодо меню передаються ресторану, там створюється попередній рахунок, а кухня та бар отримують інформацію для підготовки. Після проведення заходу ресторанний рахунок повертається на фоліо події в готельній системі.

У результаті готель отримує зв’язаний процес між підрозділами, ресторанні позиції враховуються в межах конкретного заходу, а клієнт може зручно оплатити відповідний рахунок разом з іншими рахунками події.

Для готелів, які регулярно організовують банкети, конференції та корпоративні заходи, така автоматизація допомагає скоротити кількість ручних операцій, уникати плутанини в рахунках та забезпечувати більш системну роботу між готелем і рестораном.