Швидке заселення — важлива частина сервісу сучасного готелю. Після дороги гостю навряд чи хочеться витрачати зайвий час на стійці рецепції, заповнюючи анкету та передаючи дані, які можна було вказати заздалегідь. Для персоналу ручне внесення інформації також означає додаткові операції та більше часу на оформлення кожного гостя.
Одним зі способів спростити цей процес є Pre-Check-In у готелі — попередня онлайн-реєстрація ще до приїзду.
Module SERVIO Pre-CheckIn дозволяє гостю самостійно внести необхідні персональні дані через вебформу до заселення. А для ще зручнішої роботи з функцією Pre-Check-In у SERVIO доступ до неї можна отримати одразу, без необхідності попередньо заходити в анкету гостя. Також перейти до попередньої реєстрації можна за допомогою QR-коду.
Що таке Pre-Check-In у готелі
Pre-Check-In — це попередня реєстрація гостя перед фактичним заселенням у готель.
У SERVIO Pre-CheckIn гість може заздалегідь заповнити вебформу та внести паспортну й контактну інформацію для вже створеного бронювання. Посилання на форму, наприклад, може бути надане разом із підтвердженням бронювання або надіслане через сервіс розсилок SERVIO Notify.
У результаті частина процедури оформлення виконується ще до приїзду людини до готелю.
Коли гість прибуває, працівнику рецепції залишається звірити внесені анкетні дані з документом гостя та отримати підпис у підготовленій реєстраційній картці. Саме тому онлайн-реєстрація гостей допомагає скоротити час, необхідний безпосередньо для заселення.
Швидкий доступ до Pre-Check-In без переходу в анкету
Зручність готельної PMS-системи залежить не лише від кількості доступних функцій. Важливо й те, скільки дій потрібно виконати співробітнику, щоб скористатися ними.
У SERVIO доступ до Pre-Check-In став простішим: відповідна кнопка доступна одразу, без необхідності спочатку заходити в анкету гостя.
На перший погляд це невелика зміна інтерфейсу. Проте в щоденній роботі персоналу саме такі оптимізації дозволяють прибрати зайві переходи та швидше виконувати типові операції.
Особливо це має значення тоді, коли співробітники рецепції протягом дня працюють із великою кількістю бронювань і гостей.
Pre-Check-In через QR-код: як це спрощує реєстрацію
Ще один зручний сценарій — Pre-Check-In через QR-код.
Замість ручного введення адреси вебсторінки гість може відсканувати QR-код смартфоном та перейти до форми попередньої реєстрації. Далі необхідні дані заповнюються вже у вебформі.
QR-код у цьому випадку фактично стає швидким способом переходу до цифрової анкети.
Для гостя це простий та звичний сценарій: достатньо смартфона, щоб перейти до форми та заповнити інформацію. Для готелю це ще одна можливість зробити процес попередньої реєстрації в готелі зрозумілішим та доступнішим.
Що Pre-Check-In дає гостю
Головна перевага для гостя — можливість виконати частину формальностей заздалегідь, а не після прибуття до готелю.
Людина може самостійно внести необхідну інформацію через вебформу. Після приїзду процес оформлення на рецепції стає коротшим, оскільки дані вже були попередньо внесені.
Це особливо зручно після тривалої дороги, під час пізнього заїзду або в періоди, коли одночасно заселяється декілька гостей.
Що змінюється для персоналу готелю
Для працівників рецепції перевага полягає передусім у скороченні кількості операцій безпосередньо під час заселення.
Якщо дані були заповнені гостем заздалегідь, співробітнику не потрібно починати процес оформлення з нуля. Необхідна інформація вже внесена, після чого її можна перевірити відповідно до стандартної процедури.
Швидкий доступ до кнопки Pre-Check-In без переходу в анкету додатково спрощує роботу із самою функцією.
У результаті автоматизація готелю проявляється не тільки у великих процесах — бронюванні, управлінні номерним фондом чи розрахунках. Вона складається також із невеликих оптимізацій, які скорочують кількість повторюваних дій персоналу.
Pre-Check-In як частина цифрового заселення гостя
Попередня реєстрація не замінює весь процес заселення. Її завдання — перенести частину дій на етап до приїзду гостя та тим самим спростити роботу на рецепції.
Саме тому Pre-Check-In логічно розглядати як один з інструментів комплексної автоматизації готельного бізнесу. На сторінці рішення для готелів, хостелів і пансіонатів SERVIO Pre-CheckIn також представлений як інструмент швидкого заселення гостей.
Зручний доступ до функції без переходу в анкету, вебформа для самостійного заповнення даних та можливість використання QR-коду роблять процес простішим як для гостя, так і для співробітників готелю.
Якщо ви плануєте автоматизувати онлайн-реєстрацію гостей та інші процеси заселення, команда Expert Solution допоможе підібрати рішення SERVIO відповідно до особливостей роботи вашого готелю.