Заселення — один із перших процесів, за яким гість оцінює сервіс готелю. Після дороги або тривалої подорожі найменше хочеться витрачати час на заповнення паперових анкет і очікувати, поки адміністратор вручну перенесе дані з документа в систему.

Для самого готелю ручна реєстрація також означає додаткову операційну роботу: співробітник рецепції має отримати необхідні дані гостя, внести їх до системи та перевірити правильність заповнення.

Автоматизація цього процесу дозволяє скоротити кількість ручних операцій. Одним із таких інструментів для готелів, які працюють із SERVIO HMS, є інтеграція з Дією для роботи з анкетою гостя.

Що таке електронна реєстрація гостей у готелі

У системі управління готелем дані про гостя зберігаються в його анкеті. У SERVIO HMS анкета створюється для кожної особи, яка проживає в номері, та може містити персональні й контактні дані, інформацію про документ, що посвідчує особу, а також іншу необхідну для роботи готелю інформацію.

Коли дані переносяться з документа вручну, адміністратор витрачає на це час. Крім того, ручне введення завжди залишає можливість помилки в імені, номері документа або інших полях.

Електронна робота з даними дозволяє спростити цей етап: інформація передається в систему в цифровому форматі та може використовуватися для заповнення відповідних полів анкети.

Саме для такого сценарію може використовуватися шеринг документів через Дію.

Як працює шеринг документів через Дію

Шеринг документів дозволяє користувачу передати цифрову копію документа безпосередньо інформаційній системі організації.

При офлайн-взаємодії гість відкриває необхідний документ у застосунку Дія та показує його штрихкод. Працівник може відсканувати код або ввести його в систему, після чого користувач отримує в Дії запит на передачу даних і самостійно підтверджує його.

Після підтвердження організація отримує цифрову копію документа та метадані з його полями. Метадані можуть використовуватися для автоматичного заповнення відповідних полів інформаційної системи — наприклад, під час реєстрації клієнта або заповнення анкети.

Для готелю це означає, що частину роботи, яка раніше вимагала ручного перенесення інформації з документа, можна автоматизувати.

Як інтеграція з Дією працює в SERVIO

Інтеграція SERVIO HMS з Дією використовується під час роботи з анкетою гостя.

Замість того щоб вручну переносити необхідні дані з документа, адміністратор може використати цифрові документи гостя з Дії. Після передачі даних вони використовуються для заповнення анкети гостя в системі.

Це невелика з точки зору всього функціоналу PMS можливість, але вона оптимізує конкретну щоденну операцію на рецепції — роботу з даними під час заселення.

При цьому інтеграцію з Дією варто розглядати саме як додатковий інструмент автоматизації, а не як окрему систему реєстрації гостей. Основні процеси — бронювання, робота з номерним фондом, анкетами гостей, рахунками та іншими операціями — залишаються частиною системи управління готелем. Інтеграція доповнює цей процес і прибирає частину ручної роботи на одному з його етапів.

Що це дає адміністратору готелю

Для рецепції головна перевага — менше ручних дій під час оформлення гостя.

Коли необхідні дані можна отримати в цифровому форматі, адміністратору не потрібно щоразу переносити їх із документа вручну. Це особливо відчутно в періоди активних заїздів, коли одночасно потрібно оформити кількох гостей.

Автоматизація допомагає:

  • скоротити час на внесення даних;
  • зменшити кількість ручних операцій;
  • мінімізувати ризик помилок при перенесенні інформації;
  • спростити роботу з анкетою гостя;
  • зробити процес заселення більш послідовним для персоналу.

Для готелю це не означає повну відмову від роботи адміністратора. Йдеться про те, щоб прибрати рутинні операції там, де їх може виконати система.

Що змінюється для гостя

Для гостя перевага насамперед у простішому сценарії заселення.

Цифрові документи можуть використовуватися під час поселення в готель, а шеринг дозволяє передавати їхні копії через Дію без необхідності робити ксерокопії або фотографувати фізичний документ.

Гість сам підтверджує запит на передачу своїх даних у застосунку. Після цього інформація надходить до системи, з якою працює готель.

У результаті менше часу витрачається на технічну частину оформлення, а взаємодія з рецепцією стає простішою.

Чому такі інтеграції важливі для автоматизації готелю

Автоматизація готелю складається не з однієї великої функції. Найчастіше ефект створюють десятки невеликих оптимізацій: автоматичне підтвердження бронювання, актуальні статуси номерів, робота з анкетами гостей, нарахування послуг, звітність та інтеграції із зовнішніми сервісами.

Інтеграція SERVIO з Дією — один із таких інструментів.

Вона особливо актуальна для готелів, які вже використовують SERVIO та хочуть додатково оптимізувати процес заселення. Тобто це не обов’язково перший крок автоматизації готелю, а можливість розширити вже впроваджену систему та спростити конкретну операцію для персоналу й гостей.

Автоматизація без зайвих дій

Хороша PMS-система повинна не ускладнювати роботу персоналу новими процедурами, а навпаки — скорочувати кількість повторюваних дій.

Можливість працювати з даними гостя через інтеграцію з Дією — приклад саме такого підходу. Дані, які раніше потрібно було переносити вручну, можуть використовуватися в цифровому процесі реєстрації, а адміністратор отримує більше часу для безпосередньої роботи з гостем.

Якщо ваш готель уже використовує SERVIO або ви плануєте автоматизацію готельних процесів, команда Expert Solution допоможе підібрати необхідні модулі та інтеграції відповідно до задач вашого об’єкта..